आवास प्रबंधन (Hausverwaltung) किसी छात्र आवास में प्रशासन और मौके के कई व्यावहारिक कामों—दोनों के लिए मुख्य संपर्क है। कोई अलग सामान्य केयरटेकर सेवा नहीं है। विषय के अनुसार आवास प्रबंधन काम स्वयं करता है या सफाई, सुरक्षा अथवा बाहरी विशेषज्ञ का समन्वय करता है। संबंधित संपर्क किरायेदार पोर्टल (Mieter:innenportal), आपके निजी पत्राचार या स्थानीय सूचना पर मिलते हैं।
आपके किरायेदारी अनुबंध, निवास अवधि, नोटिस, अनुमतियों, भुगतान विवरण और व्यक्तिगत अनुबंधीय विषयों के लिए आवास प्रबंधन आधिकारिक माध्यम है। मौके पर वह लाइट, दरवाजे, ताले, रेडिएटर, पानी कनेक्शन और सामुदायिक क्षेत्रों जैसी चीजें भी देखता है। लाइट बदलने जैसे छोटे काम वह स्वयं कर सकता है। हीटिंग जैसे विशेषज्ञ मरम्मत कामों के लिए सामान्यतः योग्य ठेकेदार नियुक्त करता है। जहाँ संभव हो, सामान्य नुकसान किरायेदार पोर्टल से बताएँ: टिकट मामला दर्ज करता है और उसकी स्थिति दिखाता है। अलग सीधा ईमेल यह ट्रैकिंग नहीं देता और इनबॉक्स में अधिक आसानी से छूट सकता है।
सामुदायिक क्षेत्रों की सफाई अपने कर्मचारियों या बाहरी कंपनी से हो सकती है। सुरक्षा या ताला सेवा केवल वहाँ जिम्मेदार है जहाँ उसे स्पष्ट रूप से नियुक्त और स्थानीय रूप से नामित किया गया हो। इनमें से कोई भी आवास प्रबंधन, पुलिस या अग्निशमन और बचाव सेवा का विकल्प नहीं है।
सामान्य समय के बाहर बाहरी कंपनियाँ तात्कालिक तकनीकी नुकसान संभाल सकती हैं। केवल आपके आवास के लिए वर्तमान में प्रदर्शित या दस्तावेजों में दिया संपर्क उपयोग करें। ये कंपनियाँ अक्सर व्यक्तिगत या ढाँचा अनुबंध के अंतर्गत काम करती हैं; उन्हें बुलाना स्वतः निःशुल्क नहीं है।
मकान-मालिक की जिम्मेदारी के अंतर्गत वास्तविक तकनीकी आपात स्थिति में बुलावे की लागत मकान-मालिक उठाता है। यह गलत अलार्म, गैर-तात्कालिक बुलावे या आपके कारण हुए नुकसान के लिए सार्वभौमिक भुगतान वादा नहीं है।
आपका कमरा निजी रहने का स्थान है। मानक अनुबंध मकान-मालिक या उसके प्रतिनिधि को किसी महत्वपूर्ण कारण, जैसे आवश्यक काम या निरीक्षण, के लिए प्रवेश की अनुमति देता है। सामान्यतः अपॉइंटमेंट पर्याप्त पहले बताया जाना चाहिए; खतरे में तुरंत कार्रवाई जरूरी हो सकती है। आपका अपना अनुबंध निर्णायक है। 1)
सामान्य समय में बाहर बंद हो जाएँ तो पहले आवास प्रबंधन से संपर्क करें। इन घंटों के बाहर स्थानीय प्रक्रिया के अनुसार उपलब्ध होने पर वेलकम ट्यूटर (Welcome-Tutor:innen) मदद कर सकते हैं। यह संभव न हो तो आवास के लिए नामित ताला सेवा उपयोग करें। स्वयं के कारण बाहर बंद होने की लागत सामान्यतः आपको उठानी होती है।
खोई चाबी, चिप या ट्रांसपोंडर की सूचना तुरंत आवास प्रबंधन को दें ताकि उसे बंद करने, बदलने और सुरक्षा उपायों की व्यवस्था हो सके। ताला प्रणालियाँ अलग होती हैं: कुछ इलेक्ट्रॉनिक या डिजिटल प्रणालियों में चाबी या ट्रांसपोंडर की प्रवेश अनुमति को कभी-कभी निर्धारित स्टेशन पर लोड या रीफ्रेश करना पड़ता है। स्थानीय जानकारी समय रहते मानें ताकि समाप्त अनुमति आपको बाहर न बंद करे।
विशेषज्ञ को भेजे जाने का अर्थ यह नहीं कि मूल रिपोर्ट गलत थी। खासकर अपॉइंटमेंट, प्रवेश, जिम्मेदारी या लागत स्पष्ट करनी हो तो आवास प्रबंधन महत्वपूर्ण रहता है।
पहले टिकट नंबर और उपयोग किया माध्यम जाँचें। मौजूदा मामले में तथ्यात्मक अपडेट जोड़ें कि वह कितने समय से खुला है और समस्या बिगड़ी है या नहीं। सामान्य खराबी तात्कालिक बन जाए तो स्थानीय रूप से प्रदर्शित वर्तमान त्वरित तकनीकी माध्यम भी उपयोग करें। तत्काल खतरे में आपात सेवा को कॉल करें।
जिम्मेदार आवास विभाग का प्रमुख (Referatsleitung) आवास प्रबंधन का विषयगत वरिष्ठ है। गंभीर मामला आवास प्रबंधन के साथ दर्ज समाधान प्रयासों के बाद भी अटका हो या औपचारिक वरिष्ठ निर्णय चाहिए तो यह संभव वृद्धि का मार्ग है। गैर-तात्कालिक कमी के लिए सामान्य छोटी प्रक्रिया अवधि विभाग प्रमुख को शामिल करने का कारण नहीं है। तत्काल खतरे में संगठनात्मक वृद्धि नहीं, आपात मार्ग उपयोग करें।